Un événement d’entreprise en dehors de vos locaux est bien plus qu’une simple sortie. C’est une opportunité pour renforcer la cohésion d’équipe, valoriser votre image de marque ou marquer un moment fort de la vie de l’entreprise. Vous devez donc faire preuve de minutie dans sa préparation. Entre la logistique, le choix du lieu et la gestion des prestataires, chaque détail compte. Voici comment faire de votre événement d’entreprise en externe une réussite.
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Choisissez un endroit approprié
Le choix du lieu est déterminant de l’ambiance, de la logistique et de l’impact de votre événement. Assurez-vous alors de choisir un endroit cohérent avec vos objectifs et le message que vous souhaitez passer aux participants. Pour trouver le lieu idéal, vous devez considérer les critères suivants :
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- la capacité d’accueil de l’espace ;
- l’accessibilité ;
- les services inclus (restauration, équipements audiovisuels…) ;
- l’ambiance.
Notez qu’un domaine ou un château conviendra pour une prestigieuse soirée d’entreprise tandis qu’une cabane dans les arbres répondra mieux pour un team building. Si vous portez votre choix sur la capitale, vous pouvez aussi facilement y trouver un hôtel pour un séminaire à Paris ou dans les environs.
Établissez un budget conséquent
Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez anticiper tous les postes de dépense. Il est recommandé de demander un devis à un ou plusieurs prestataires pour mieux déterminer le budget de votre événement. Il doit couvrir la location du lieu, la restauration, les animations et les intervenants. N’oubliez pas les frais liés aux transports et éventuellement à l’hébergement, à la communication et à la sécurité. Vous devez aussi prévoir une marge de 10 à 15 % pour les imprévus de dernière minute.
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Dès lors, vous pouvez commencer à planifier chaque étape de votre événement. Définissez le concept, réservez le lieu, choisissez les prestataires, envoyez les invitations, gérez la logistique et les derniers détails. Utilisez un rétroplanning pour ne rien oublier et répartir les responsabilités si vous travaillez en équipe.
Faites le planning de l’animation
Votre événement ne doit pas manquer d’animation, c’est-à-dire de rythme. En fonction du type d’événement et du profil des participants, vous devez prévoir des activités comme des quiz ou des jeux collaboratifs pour un team building. Les ateliers créatifs ou culinaires sont aussi les bienvenus pour sortir du cadre formel. Si l’événement est à visée motivante, vous pouvez solliciter un conférencier. Par contre, s’il est question d’une soirée festive, faites appel à un DJ ou un artiste pour un mini concert ou spectacle.
N’hésitez pas à faire appel à un animateur professionnel pour garantir le bon déroulement de l’événement. Plus important, vous devez communiquer sur le projet avant, pendant et après. Cela fait appel à des invitations, des signalétiques et des cartes, des photos ou des cadeaux de remerciement.
Gérez la logistique et l’aspect technique
Cette dernière étape consiste à mettre en place tout ce qui peut rendre l’expérience fluide et agréable pour les participants. Vous devez proposer un plan de circulation et d’accès ainsi qu’un point d’accueil et d’information sur place. Prévoyez une équipe de gestion des inscriptions et des badges et une équipe pour la restauration.
En ce qui concerne l’aspect technique, il est recommandé de faire appel à un professionnel. En plus de la connexion Wi-Fi, il vérifiera la bonne marche des prises de courant, des écrans, des micros, etc.
